Datenschutz- und Cookie-Richtlinie der Xolphin B.V.
Diese Datenschutz- und Cookie-Richtlinie ist eine Übersetzung. Im Falle von Streitigkeiten hat die niederländische Originalfassung Vorrang.
Letzte Aktualisierung: 15. April 2026
Xolphin B.V. (nachfolgend „Xolphin“) misst dem sorgfältigen Umgang mit personenbezogenen Daten große Bedeutung bei. Wir verarbeiten personenbezogene Daten mit Sorgfalt und schützen sie angemessen. Dabei halten wir die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ein. In einigen Fällen ist Xolphin Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, in anderen Fällen Auftragsverarbeiter oder Unterauftragsverarbeiter personenbezogener Daten.
In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche personenbezogenen Daten wir erheben und verwenden und zu welchem Zweck dies geschieht, sofern wir Verantwortlicher sind. Falls wir als Auftragsverarbeiter oder Unterauftragsverarbeiter Ihrer personenbezogenen Daten tätig sind (z. B. wenn Sie ein Produkt über einen unserer Lieferanten erworben haben), beachten Sie bitte die Datenschutzerklärung des jeweiligen Verantwortlichen.
Wenn Sie Fragen haben oder genau wissen möchten, welche Daten wir über Sie gespeichert haben, kontaktieren Sie uns bitte über die am Ende dieser Datenschutz- und Cookie-Richtlinie angegebenen Kontaktdaten.
Verarbeitung von Daten
Durch die Nutzung unserer Website und den Kauf von Produkten oder Dienstleistungen übermitteln Sie uns bestimmte (personenbezogene) Daten. In diesem Abschnitt erläutern wir, welche Daten betroffen sind und zu welchen Zwecken wir diese verarbeiten.
Kontakt
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, beispielsweise über ein Kontaktformular auf der Website, per E-Mail oder telefonisch, speichern wir die von Ihnen bereitgestellten (personenbezogenen) Daten. Dies geschieht, damit wir Ihre Anfrage beantworten sowie einen Vertrag erfüllen oder dessen Abschluss vorbereiten können.
Dabei kann es sich um folgende Daten handeln:
- Vor- und Nachname
- Abteilung
- Firmenname
- E-Mail-Adresse
- Zeitstempel
- Die Bestellung, auf die sich die Kontaktaufnahme bezieht
- Alle zusätzlichen Informationen, die Sie uns bereitstellen
- Sprachaufzeichnungen
Wir speichern diese Daten, damit wir die gestellte Frage beantworten oder die Informationen aus dem Formular bzw. der E-Mail bearbeiten können. Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies erforderlich ist, jedoch höchstens 2 Jahre, wenn Sie noch kein Kunde sind. Haben Sie in der Vergangenheit ein Produkt oder eine Dienstleistung bei uns erworben, werden Ihre Daten 7 Jahre lang aufbewahrt. Der WebTrust-Industrie-Standard schreibt die Aufbewahrung von Kundendaten für 7 Jahre vor.
Konto auf unserer Website
Für bestimmte Bereiche dieser Website ist eine Registrierung erforderlich. Ihr Benutzername ist mit einem Passwort verknüpft. Sie sind selbst dafür verantwortlich, ein sicheres Passwort zu wählen und sorgfältig damit umzugehen. Mitarbeiter von Xolphin haben keinen Zugriff auf Ihr Passwort. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben oder vermuten, dass es kompromittiert wurde, können Sie über die Website ein neues Passwort erstellen.
Wir speichern diese Daten, damit Sie diese nicht bei jeder Bestellung erneut eingeben müssen, damit wir Sie bezüglich Rechnungen und Zahlungen kontaktieren können und damit wir Ihnen eine Übersicht Ihrer erworbenen Produkte bereitstellen können. Dies erfolgt im Rahmen der Durchführung des mit uns geschlossenen Vertrags.
Wir bewahren diese Daten auf, solange Sie Produkte oder Dienstleistungen von uns beziehen beziehungsweise maximal 7 Jahre nach Ablauf oder Kündigung des Produkts oder der Dienstleistung. Der WebTrust-Standard verlangt eine Aufbewahrung von Zertifikatskundendaten für 7 Jahre. Für steuerlich relevante Daten gilt ebenfalls die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren.
Folgende Informationen speichern wir in Ihrem Konto:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Adressdaten (privat oder geschäftlich)
- Optional eine abweichende Rechnungsadresse
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Handelsregisternummer
- Faxnummer
- Namen und E-Mail-Adressen autorisierter Benutzer
- Zahlungsinformationen
- Rechnungen
- Ausgestellte Zertifikate mit Unternehmensdaten
- Angebote
Bestellung aufgeben
Ihre Bestellhistorie ist ebenfalls mit Ihrem Konto verknüpft. Diese Daten benötigen wir zur Bearbeitung Ihrer Bestellung, zur Weitergabe an den Lieferanten sowie zur Unterstützung bei der Nutzung des Produkts oder der Dienstleistung. Außerdem können wir damit den Bestellstatus anzeigen und Ihnen eine Übersicht über alle erworbenen Produkte und Dienstleistungen bereitstellen.
Aggregierte Daten können wir für Forschung & Entwicklung sowie zur Produktverbesserung nutzen. Dies erfolgt im Rahmen der Durchführung und Verbesserung unserer vertraglichen Leistungen.
Wir verarbeiten dabei insbesondere folgende Daten:
- Name und Anschrift
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Abteilung
- Ansprechpartner
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Handelsregisternummer
- Startdatum
- Rechtsform
- Angaben zum Domaininhaber
Kurz vor Ablauf Ihres Produkts senden wir Ihnen automatisch eine Erinnerungs-E-Mail zur Verlängerung. Sie können diese Benachrichtigungen jederzeit per E-Mail abbestellen.
Support
Die von uns angebotenen Produkte sind technisch anspruchsvoll. Gelegentlich benötigen Sie Unterstützung bei der Installation. In diesem Fall können Sie uns kontaktieren. Wir bitten Sie gegebenenfalls um technische Informationen, um die passende Unterstützung leisten zu können.
Können wir das Problem nicht per E-Mail oder Telefon lösen, können wir Sie um Erlaubnis bitten, TeamViewer zu verwenden. TeamViewer ermöglicht es uns, Ihren Bildschirm aus der Ferne einzusehen. Dabei können personenbezogene Daten sichtbar werden. Diese Daten werden ausschließlich insoweit verwendet, wie dies zur Erbringung der gewünschten Unterstützung erforderlich ist. Wir speichern keine Daten, die wir auf Ihrem Bildschirm sehen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen; in diesem Fall beenden wir die TeamViewer-Sitzung unverzüglich.
Kundenzufriedenheitsumfragen
Die Zufriedenheit unserer Kunden ist uns wichtig. Deshalb führen wir Kundenzufriedenheitsumfragen durch. Zu diesem Zweck kontaktieren wir Sie über die in Ihrem Konto hinterlegten Kontaktdaten. Wir haben ein berechtigtes wirtschaftliches Interesse daran, Ihre Daten für diese Umfragen zu verwenden. Wenn Sie dies nicht wünschen, senden Sie uns bitte eine E-Mail. Wir werden Sie dann nicht mehr zu diesem Zweck kontaktieren.
Bewertungen
Wir freuen uns über Ihre Meinung zu unseren Produkten und Dienstleistungen. Gelegentlich fragen wir Sie, ob wir Ihre Bewertung online veröffentlichen dürfen. Nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung veröffentlichen wir:
- Ihren Vor- und Nachnamen
- Die von Ihnen erworbenen Produkte und/oder Dienstleistungen
- Den Inhalt Ihrer Bewertung
Die Veröffentlichung kann auf unserer Website und in sozialen Medien erfolgen. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. In diesem Fall löschen wir die Bewertung oder anonymisieren sie vollständig.
Arbeiten bei Xolphin
Wenn Sie sich auf eine Stelle bei uns bewerben, verarbeiten wir unter anderem folgende Daten:
- Name und Adressdaten
- Geschlecht
- Geburtsdatum und Geburtsland
- Kontaktdaten
- Inhalte Ihres Lebenslaufs
- Inhalte Ihres Anschreibens
- Gehaltsvorstellung
- Verfügbarkeit
- Referenzen
Diese Daten verarbeiten wir zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung und zur Vorbereitung eines möglichen Arbeitsvertrags.
Bewerbungsdaten werden höchstens vier Wochen nach Besetzung der Stelle gespeichert. Mit Ihrer Zustimmung können wir die Daten für weitere zwölf Monate aufbewahren. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit per E-Mail widerrufen.
Sicherheit
Wir verwenden strenge Sicherheitsmaßnahmen, um unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten zu verhindern und Missbrauch, Offenlegung, Veränderung oder Verlust vorzubeugen.
Dazu gehören:
- Physische Sicherheitsmaßnahmen wie Schlösser, Tresore, kontrollierter Zugang, Videoüberwachung und sichere Vernichtung von Papierdokumenten
- Technische Sicherheitsmaßnahmen wie Virenschutz, Verschlüsselung und Überwachung von Systemen, Servern und Rechenzentren
- Zertifizierung nach ISO 27001:2013 und WebTrust-Standards
Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen durch Lieferanten und Übermittlung personenbezogener Daten
Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder wir ein berechtigtes Interesse daran haben. Im Falle eines Betrugsverdachts oder Missbrauchs unserer Website können personenbezogene Daten an die zuständigen Behörden weitergegeben werden.
Unsere Lieferanten, darunter Sectigo, DigiCert und GlobalSign, sind weltweit tätig. Daher können personenbezogene Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet werden, insbesondere in Europa, Asien, Kanada, den Vereinigten Staaten sowie teilweise im Nahen Osten und Afrika.
Websites Dritter
Wenn Sie einem Link zu einer Website eines Dritten folgen, können deren Betreiber personenbezogene Daten erheben. Diese Datenschutz- und Cookie-Richtlinie gilt nicht für Websites Dritter. Wir empfehlen Ihnen daher, die jeweiligen Datenschutzerklärungen vor der Nutzung solcher Websites zu lesen.
Verwendung von Cookies
Wir verwenden Cookies auf unserer Website. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die zusammen mit den Seiten dieser Website übertragen und von Ihrem Browser gespeichert wird.
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- Funktionen der Website bereitzustellen (technische bzw. funktionale Cookies)
- Die Nutzung der Website zu analysieren und die Website zu verbessern (Analyse-Cookies)
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- IP-Adresse
- Cookie-ID
- Website- und Klickverhalten
- Referrer-URL
Beim ersten Besuch unserer Website informieren wir Sie über die Verwendung von Cookies und holen, soweit erforderlich, Ihre Einwilligung ein.
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Änderungen an der Datenschutz- und Cookie-Richtlinie
Wir behalten uns das Recht vor, diese Richtlinie jederzeit zu ändern. Es wird empfohlen, diese regelmäßig zu überprüfen, damit Sie über etwaige Änderungen informiert bleiben.
Ihre Rechte
Sie haben folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft
- Recht auf Berichtigung
- Widerspruchsrecht
- Recht auf Löschung
- Recht auf Widerruf einer Einwilligung
- Recht auf Datenübertragbarkeit
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Vor der Bearbeitung entsprechender Anträge können wir Sie um einen Identitätsnachweis bitten. Wir informieren Sie grundsätzlich innerhalb von vier Wochen über unsere Entscheidung. Diese Frist kann je nach Komplexität des Antrags um bis zu zwei Monate verlängert werden.
Fragen oder Beschwerden
Fragen zu dieser Datenschutz- und Cookie-Richtlinie, zu Ihren Rechten oder Beschwerden können an folgende Adresse gerichtet werden:
administratie@xolphin.nl
Falls Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Anfrage nicht ordnungsgemäß bearbeiten, haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für die Niederlande ist dies die Autoriteit Persoonsgegevens.
Kontaktinformationen
Xolphin B.V.
Rogier van der Weydestraat 2
1817 MJ Alkmaar
Handelsregisternummer: 37101223
Telefon: 088 775 7750
